宇都宮市医師会個人情報保護規程

 

第1  総則

1.        目的

この規程は、社団法人宇都宮市医師会(以下「本会」という)の事業遂行上取り扱う個人情報を適切に保護するために必要な基本的事項を定めた

   ものである。

2.        適用範囲

この規程は、本会の役員及び職員に対して適用する。また、個人情報を取り扱う業務を外部に委託する場合の委託先及び労働者派遣法に基づく派

   遣労働者に対しても適用する。

3.        用語の定義

(1)個人情報

   会員等の個人を特定することができる情報のすべて。

(2)役員

   本会定款第8条に規定する役員を指し、会長・副会長・理事・監事を含む。

(3)職員

   本会の業務に従事する者で、正職員のほか、嘱託職員・派遣職員・臨時職員を含む。

(4)開示

   会員等の本人または別に定める関係者に対して、これらの者が本会の保有する本人に関する情報を自ら確認するために、本人等からの請求に応じ

  て、情報の内容を書面等で示すこと。

(1)情報主体

   一定の情報により特定される個人のこと。

第2 個人情報保護方針の策定等

  1.個人情報保護方針の策定

    本会の会長(以下「会長」)は、個人情報の保護・管理に対する姿勢を示し、役員及び職員に周知させるとともに、一般に公開するために個人

   情報保護法方針を策定しなければならない。

    方針に含む基本事項は以下の内容とする。

(1)個人情報の収集、利用及び提供に関する事項

(2)開示、訂正請求等に関する事項

(3)個人情報への不正アクセス、改ざん、破壊、漏洩及び個人情報の紛失等の防止に関する事項

(4)個人情報に関する法令及びその他の規範を遵守する事項

(5)個人情報の保護・管理に係る措置の継続的改善に関する事項

2.個人情報保護方針の周知

    会長は、本会の策定した「個人情報保護方針」を役員及び職員へ周知し、理解させる。

3.個人情報保護方針の公開

「個人情報保護方針」の一般への公開は、宇医会報、宇都宮市医師会ホームページ等による。

4.個人情報保護方針の見直し

  会長は、「個人情報保護方針」を必要に応じ適宜見直さなければならない。

第3 個人情報保護管理体制

  会長は個人情報の保護・管理を適切に実施するために、個人情報保護管理体制を定め、役割・責任及び権限を明確にしなければならない。

第4 個人情報保護の措置

1.個人情報の収集

(1)収集の原則

個人情報の収集は、本会が行う事業の範囲内で利用目的を明確に定め、その目的達成に必要な限度においてのみ行われなければならない。

(2)収集方法の制限

個人情報の収集は、適法かつ公正な手段で行わなければならない。

  2.個人情報の利用

  (1)利用及び提供の原則

     個人情報の利用及び提供は、情報主体が同意を与えた利用目的の範囲内で行うものとする。但し、生命、身体、財産保護のために必要な場

    合、情報主体の同意を得ることが困難であるとき等法令の定めによる場合は、情報主体の同意なく利用及び提供することが出来る。

(2)目的の範囲外の利用及び提供

個人情報の利用及び提供を行う場合は、前頁但し書による場合を除き、事前に情報主体の同意確認を確実に実施しなければならない。

3.個人情報の適正管理

 (1)正確性の確保

    個人情報は利用目的に応じ必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう務めなければならない。

(2)安全性の確保

   取得した個人情報に関するリスク(個人情報への不正アクセス、改ざん、破壊、漏洩及び個人情報の紛失等)に対して、合理的な安全対策

  が講じられなければならない。

(3)委託先管理

      本会が業務を委託するために個人情報を外部へ預託する場合、個人情報保護が損なわれることのないよう、適切な措置がとられなければな

    らない。

4.個人情報に関する情報主体の開示、訂正請求等に関する権利

   情報主体から自己の情報について開示を求められた場合、合理的な期間内に速やかに対応しなければならない。開示の結果、誤った情報があ

り、訂正又は削除を求められた場合は、原則として合理的な期間内に速やかに対応し、訂正又は削除を行った場合は可能な範囲内で当該個人情

報の受領者に対して通知を行わなければならない。

 5.教育・訓練の実施

  個人情報保護管理責任者は、役員及び職員に教育資料に基づき継続的かつ定期的に教育・訓練を行う。

 6.苦情及び相談

  本会は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談窓口を設置し、苦情等の適正かつ迅速な処理に務める。

第5 内部監査

   本会に監査体制を整備して個人情報保護の運用について監査し、法令等の遵守を最良の状態に維持するよう務める。

第6 規程の見直し等

   社会情勢や情報主体の意識の変化、施行状況、監査の結果等を考慮し、本規程等を見直するものとする。

第7 各部署の細則等への委任

   本会内の各部署における個人情報の取扱いについては、それぞれの取扱い細則等で定める。

 

 

   個人情報保護法の全面施行に伴う宇都宮市医師会の対応について

 

 宇都宮市医師会は、個人情報の保護に関する法律第2条第3項に規定する個人情報取扱事業者として、同法律の円滑な施行に向けた取り組みが、本会

理事会(平成17年 8月10日開催)において協議し、了承されました。

 以下の「個人情報保護方針」、「個人情報保護規定」、「個人情報保護管理体制」、「苦情相談窓口」等を制定し、確実な履行に務めます。

                                                 (宇都宮市医師会ホームページにも掲載)

 

                                                       平成17年 8月10日

 

                  個人情報保護方針

 

 社団法人宇都宮市医師会(以下「当会」)は、個人情報を保護することが宇都宮市医師会定款第7条に定める事業活動の基本であるとともに、当会の

社会的責任、責務であると考え、以下の個人情報保護方針を制定し、確実な履行に務めます。

 

1.個人情報の収集・利用及び提供について

(1)収集の原則

   個人情報の収集は、目的を明確にし、事前に本人の同意を確認できる適切な方法で行います。

(2)利用・提供の原則

   個人情報の利用・提供は、法令の定めに基づき事前に明確にした目的の範囲内でのみ行います。

2.開示、訂正請求等への対応

  当会は、個人情報について本人から開示の要求があった場合は、合理的な期間、妥当な範囲内で対応致します。

  また、個人情報に誤り、変更があって、本人から訂正等の要求があった場合は、合理的な期間、必要な範囲内で対応致します。

3.個人情報の適正管理について

 当会は、収集した個人情報について、適切な安全対策を実施し、不正アクセス、改ざん、破壊、漏洩、紛失等を防止するために合理的な措置を講じ

ます。

4.法令及びその他の規範の遵守について

 当会は、個人情報保護責任者を設置し、個人情報に関して適用される法令及びその他の規範を遵守します。

5.個人情報保護・管理の継続的改善

 当会は、監査責任者を設置し、定期的に監査を実施し、個人情報の保護・管理の見直し、改善に務めます。

 

 

保有する個人データ及び利用目的

 

 

〔保有するデータの種類〕       〔利 用 目 的〕

◇役員住所一覧          ※緊急事務連絡

                 ※役職員相互の個人的使用(挨拶状等)

◇役員、部員等名簿        ※理事会、各種部会、委員会に係わる事務手続き(開催案内送付、旅費日当支払、会務報告、資料送付、事務連絡

(電話番号表)          等)

◇受賞歴調書           ※表彰歴の確認並びに上位表彰推薦時の資料

◇功績調書等表彰関係資料     ※会員表彰推薦申請時の資料作成

◇職員住所一覧          ※緊急事務連絡

                 ※役職員相互の個人的使用(挨拶状等)

◇職員名簿(人事記録等)     ※職員労働管理(人事・給与等)のための内部事務手続きに使用(健保・厚生・労働、給与・賞与等の支払、税務処

                  理等)

◇職員届出書類          ※職員労務管理(人事・給与等)のための内部事務手続きに使用(健保・厚生・労働、給与・賞与等の支払、税務処

(扶養控除等申告書、保険料     理等)

控除申告書、退職所得等)     

◇賃金台帳、社会保険一覧、    ※職員給与、賞与、旅費日当、報酬、謝金等の支払い

 源泉徴収簿等(市・県民税     

 通知書を含む)

◇職員勤務表(タイムレコーダー) ※給与支払、各種保険に使用

◇職員健康診断記録情報      ※健康管理に使用

◇会費台帳            ※会費納付依頼、会費納入状況確認

 

◇会員情報            ※会員の入退会・異動履歴の管理及び提供

 (入会申込書・退会届出書・   ※会費徴収に関わる業務使用

  異動届出書等により収集)   ※刊行物、通知文書等の送付

  ※その他、本会の定款に掲げる事業の支援

◇生涯教育申告者情報       ※会員の学習内容の把握・集計・申告

◇日医認定産業医情報       ※認定医制度による手続き、管理業務

 産業医契約書(名簿)      ※産業医選任状況把握、事業所への紹介、監督署・産業医会への情報提供

                  

◇産業保健センター登録事業所   ※訪問相談指導、窓口相談指導の業務使用

 名簿

◇日医健康スポーツ医情報     ※認定医制度による手続き、管理業務

◇学校医情報(名簿)       ※学校医管理に関する業務

◇医事紛争関係資料        ※個人を特定しない形態での統計情報作成

◇診療等に関する相談情報     ※照会、相談、苦情への問合せ及び回答

◇宇医会報への各種掲載情報    ※会員向け広報

◇開業相談提出情報        ※開業相談者面談時の情報提供等に使用

(新設概況書・履歴書)

◇メールアドレス(役員、会員、  ※医師会運営・事務に係る連絡事項

 職員、関係機関、業者等)

◇医師会員専用メールアドレス   ※会員専用メールアドレスの発行・管理

                 ※会員からの照会対応

                 ※医師会運営・事務に係る連絡事項に

◇医師会メールマガジン配信用   ※医師会メールマガジンの配信・管理

 情報

◇情報技術化推進委員会メーリ   ※情報技術化推進委員会運営・連絡事項

 ングリスト情報

◇ホームページ医療機関案内情報  ※管内医療機関情報の管理

◇高看学校学生情報        ※入学資格確認、合否判定等に使用

(入学願書、履歴書、健康診断書、

准看護師免許証の写し等)

◇在学生名簿           ※緊急時の連絡、学生相互間の連絡等に使用

◇卒業生名簿           ※同窓会の連絡、卒業証明書の発行等に使用

◇講師名簿(履歴書、医師免許証、 ※県文書学事課、医事厚生課への申請等に使用

看護師免許証等写し)       

 

 ※本会は、上記の利用目的以外の目的で会員個人情報を利用したり、第三者に提供することはありません。上記目的での第三者への個人情報提供に同意

  されない場合は、下記までお申し出下さい。

 

 宇都宮市医師会事務局 電 話 028−622−5255

            FAX 028−622−5257